Die rasche Aktualisierung der Finanz-Forecasts als Folge geänderter Umsatzprognosen ist die Grundlage für den Erfolg dieses bekannten Kosmetikunternehmens. Ein komplexer und ineffizienter Prozess auf Basis veralteter Technologien lieferte jedoch nur bedingt brauchbare Forecasts. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die den Teams in verschiedenen Bereichen ermöglichte, parallel an Prognosen zu arbeiten, Daten konsistent abzurufen und Informationen herauszufiltern, die in den alten Systemen manchmal verborgen waren. Mit Anaplan verfügt dieses Unternehmen nun nicht nur über interaktive Live-Dashboards anstelle von statischen Berichten, sondern auch über eine gemeinsame, bereichsübergreifende Forecasting-Plattform und viele Stunden gewonnener Zeit, die in Analysen investiert werden kann.
Zur Anpassung an den Wandel müssen wir jetzt lediglich ein neues Anaplan Modell entwickeln.
Corporate Treasurer
Der Kosmetikhandel hat sich in den letzten Jahren gewandelt. Gründe dafür sind unter anderem der Trend zur Verlagerung von Kaufhäusern in die Fachgeschäfte und die steigende Nutzung von Online- sowie mobilen Vertriebskanälen. In den USA und Kanada hat ein Anaplan Kunde diesen Wandel geschickt genutzt und ist zum führenden Premium-Kosmetikhändler in der Region avanciert.
Forecasting und Budgetierung sind für Retailer von grundlegender Bedeutung, da sich ihre Kosten – die in hohem Maße von der Anzahl und dem Standort der Filialen, den Marketingaktivitäten und dem Personalbedarf abhängen – je nach den Umsatzerwartungen ständig ändern. Das SAP BPC-System des Unternehmens aber bot nicht die Forecasting-Agilität, die sich die Finanzverantwortlichen in einem solchen Umfeld wünschten. Die Anwender mussten nämlich Daten aus den Quellsystemen herunterladen und dann in einem Spreadsheet aktualisieren, um sie anschließend wieder in ein zentrales System hochzuladen. Hatte ein Mitarbeiter seine Daten, beispielsweise veränderte Umsatzzahlen oder den Zeitplan für Sonderaktionen nicht rechtzeitig aktualisiert, dann konnte der Forecast um Millionen Dollar abweichen. Erschwerend kam hinzu, dass jede Abteilung ihre eigene GuV-Struktur (Gewinn und Verlust) hatte und so landeten kritische Daten in den konsolidierten Forecasts immer wieder in der Kategorie „Sonstige“.
„Wir brauchten ein System, in dem alle Teams parallel eine konsistente ‚Single Source of Truth‘ erarbeiten“, sagt der Corporate Treasurer des Unternehmens.
Unter der Leitung des Senior Finance Manager entwickelte das Unternehmen ein universelles Finanz-Forecasting-Modell in Anaplan, das durch spezielle Anaplan Modelle für die zentrale Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, IT-Projekte, Capex (Investitionsausgaben) und Analyse der Zentral- vs. Filialkosten ergänzt wurde. Zur Wahrung der Konsistenz und für ein einfaches Reporting entwickelte das Finanzteam die Lösung unter Verwendung einer gemeinsamen GuV-Struktur und eines zentralen Daten-Hubs. (Wenn Sie mehr über die verschiedenen miteinander verbundenen Modelle des Unternehmens erfahren möchten, laden Sie den vollständigen Bericht herunter).
Nach der Erstimplementierung verfolgte das Team einen iterativen Ansatz. Dabei wurden die Forecasting- Modelle regelmäßig geprüft und die Fortschritte in einem GuV-Bereich zur weiteren Automatisierung anderer Forecasting-Modelle genutzt. Letztlich wurde so die Zeit für die Erstellung eines drei- bis fünfjährigen Strategieplans von mehreren Wochen auf wenige Stunden – oder gar Minuten – verkürzt.
Der Corporate Treasurer und der Senior Finance Manager sehen den Nutzen ihrer Anaplan-Investition in verschiedenen Bereichen:
- Zeiteinsparungen: Die monatlichen Reporting-Zyklen wurden mit Anaplan um etwa vier Stunden verkürzt, da die benötigten Daten sofort verfügbar sind. „Jedes Jahr spart uns Anaplan Monate an Zeit, die wir in bessere Analysen investieren können“, sagt der Senior Finance Manager. „Schnelleres Reporting ist nur eine der vielen Verbesserungen, die wir verzeichnet haben.“
- Die Dashboards haben Berichte abgelöst, die früher von einem externen Dienstleister generiert wurden, wodurch die Zeitverzögerungen und Kosten für die Erstellung entfallen.
- Datenverfügbarkeit: Die Daten aus allen Abteilungen werden zusammengeführt und ermöglichen einen Drill-down bis zur Abteilungs- oder Filialebene mit ein paar wenigen Klicks. Der Chief Financial Officer des Unternehmens ist ein intensiver Nutzer dieser Funktion. „Unser CFO sagt mir, dass er jetzt so viele Dinge erkennen kann, die ihm vorher verborgen blieben“, berichtet der Corporate Treasurer.
- Die Bereitstellung synchronisierter Daten, beispielsweise die Anzahl der Filialen und Mitarbeiter, ermöglicht eine schnellere und bessere Entscheidungsfindung.
- Probleme lokalisieren: Die geschäftlichen Herausforderungen sind je nach Standort in den
mehr als 1.000 Filialen und Niederlassungen des Unternehmens unterschiedlich. Das Team nutzt granulare Daten in Anaplan, um bestimmte Standorte herauszupicken, die enger kontrolliert werden müssen.
Insgesamt führt all dies zu mehr Agilität und die Fähigkeit, sich in einem schnelllebigen Geschäft rascher anzupassen. (Wenn Sie mehr über die verschiedenen miteinander verbundenen Modelle des Unternehmens erfahren möchten, laden Sie den vollständigen Bericht herunter).
