Zentrale Planungs-umgebung optimiert Patientenversorgung und Unternehmens-wachstum bei Fresenius

Einheitliche Plattform für Finanz-, Supply Chain- und Personalplanung unterstützt die digitale Transformation bei globalem Anbieter von Nierenbehandlungen.

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Mit zehn Divisionen, Tausenden von Kliniken und Dutzenden von Fertigungsstandorten weltweit stand Fresenius Medical Care vor großen Herausforderungen bei seinen Planungs- und Forecasting- Prozessen. Durch Einführung der Anaplan Plattform hat der Konzern eine gemeinsame Basis für die Finanz-, Personal- und Supply Chain-Planung geschaffen und so die Planungseffizienz, das Bestandsmanagement und die Unternehmenstransparenz optimiert. Fresenius konnte damit sein Wachstum stärken, die Patientenversorgung verbessern und die Grundlagen für künftige Veränderungen schaffen.

Nach unseren Schätzungen hat sich der zeitliche Planungsaufwand in allen Divisionen seit der Einführung von Anaplan um mindestens 30% reduziert.

Kirill Barshevsky, Director of Business Intelligence

Wenn Ihr Auftrag die Verbesserung der Lebensqualität Ihrer Kunden ist, dann ist ein reibungsloser Betrieb von entscheidender Bedeutung. „Wir haben bei Fresenius Medical Care um die zehn Divisionen mit jeweils eigenen Geschäftsmodellen, Treibern und Kostenstellen“, erklärt Kirill Barshevsky, der als Director of Business Intelligence für den koordinierten und reibungslosen Ablauf aller Finanzoperationen von Fresenius zuständig ist. Das Unternehmen mit 123.000 Mitarbeitern betreibt unter anderem weltweit mehr als 4.100 Dialysekliniken, fertigt an über 40 Standorten Dialysegeräte und entsprechendes Zubehör, stellt Gesundheitspläne zur Verfügung sowie vieles mehr. Die Finanzaktivitäten sind ebenso vielfältig: Die Geschäftsbereiche haben ihre eigenen ERP Systeme, Hauptbuchkonten, Profitcenter und Buchhaltungsmethoden. „Es ist schon eine ziemliche Herausforderung, bei der Konsolidierung unserer Finanzdaten eine gemeinsame Sprache zu finden“, erklärt Barshevsky.

Aus diesem Grund führte Fresenius im Jahr 2017 Anaplan ein. Barshevsky und sein Team haben seitdem Modelle für die Finanz-, Supply Chain- und Personalplanung entwickelt, die von Hunderten Mitarbeitern weltweit genutzt werden. Entsprechend der Geschäftsentwicklung nimmt das Team laufend Erweiterungen und Optimierungen dieser Umgebung vor.

Eine Planungsplattform, viele Divisionen und Anwendungen

Heute hat jeder Geschäftsbereich bzw. jede Division von Fresenius jeweils ein eigenes FP&A-Modell (Finanzplanung und -analyse) in Anaplan, manche komplexe Geschäftsbereiche sogar mehrere. „Allein bei Fresenius Kidney Care gibt es zehn Modelle, weil die G&V-Planung so kompliziert ist und die verschiedenen Bereiche des Unternehmens unterschiedliche Treiber haben“, erklärt Barshevsky. Beispielsweise werden Erlöse, Medizinbedarf und Arzneimittelkosten von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst. Für die Personalplanung modelliert und budgetiert das Konzernfinanzteam die Personalkosten, wobei aber jede Division Ihren Personalbestand eigenständig plant – und zwar alles in Anaplan.

Mit den Supply Chain Modellen von Anaplan können die Fresenius Teams den Bedarf nach – und die Produktion von – Arzneimitteln und Geräten planen. Diese wurden vor allem als Reaktion auf einen pandemiebedingten Vorfall entwickelt, der Fresenius dazu zwang, Lieferungen aus Asien per Flugzeug nach Europa zu bringen. Heute ermitteln die Supply Chain Manager mithilfe von Anaplan die Lagerhaltungsmethoden, die die Bestände am besten auf die Nachfrage abstimmen und teure Eiltransporte vermeiden. Ergänzt werden die Anaplan Modelle für den Bestandsabgleich durch automatisierte Anaplan Lösungen, die die Medikamentenlieferungen an 2.700 Kliniken auf der Grundlage geplanter Behandlungen, dem Bedarf nach Spezialmedikamenten und der in den Kliniken vorhandenen Bestände managen. „Mit Anaplan sorgen wir dafür, dass die richtigen Medikamente automatisch noch vor den Patientenbesuchen eintreffen. Das nimmt den Klinikverwaltern den Druck, zu viele schnellverderbliche Medikamente auf Vorrat zu bestellen“, sagt Barshevsky.

Zu den Datenquellen für die umfassende Finanz-, Supply Chain- und Personalplanungsumgebung von Fresenius gehören SAP Business Warehouse, Workday und verschiedene andere HR-spezifische Anwendungen. Die Modelle selbst werden anhand einheitlicher Designstandards nach dem Baukastenprinzip entwickelt. „Bei der Personalplanung nutzen wir beispielsweise dieselben Basisberechnungen in allen zehn Anaplan Modellen für die einzelnen Divisionen“, berichtet Barshevsky. „Und wenn auch die FP&A-Treiber der einzelnen Divisionen unterschiedlich sind, verwenden wir durch die Bank die gleichen Standardmodule.“ Dank diesem standardisierten Ansatz kann das Konzernfinanzteam die Zahlen der einzelnen Divisionen, die mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen arbeiten, zuverlässig konsolidieren. Konsistenz unterstützt auch die Karriereentwicklung, da die Mitarbeiter bei einem Wechsel zwischen Divisionen keine neuen Systeme erlernen müssen.

Unterstützung für ein mehrjähriges Digitalisierungsprojekt

Die Standardmodule von Fresenius werden von einem Anaplan Center of Excellence (CoE) unter der Leitung von Barshevsky entwickelt. Die Mitarbeiter des CoE erstellen neue Anaplan Modelle, überarbeiten bestehende Modelle entsprechend geänderten Anforderungen und automatisieren Prozesse und Integrationen. Gleichzeitig sorgen sie auch für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.

Das CoE leistet auch einen wesentlichen Beitrag zur Zukunftssicherung von Fresenius. „Die Restrukturierung des Finanzwesens zielt auf die Standardisierung der Planung und des Reportings – zunächst in Nordamerika und dann im Rest der Welt“, so Barshevsky. „Wir haben bereits eine Connected-Planning-Umgebung. Jetzt werden die Verknüpfungen mit mehr Granularität und Detailtiefe optimiert. Damit sprechen alle die gleiche Sprache, während sich das Unternehmen weiterentwickelt.“

Bei dieser mehrjährigen Restrukturierung wurden mehrere Teilziele vorgegeben, wobei häufigere Planungen in den verschiedenen Divisionen ein erster Meilenstein waren. Das Endziel ist die Übersetzung von Planzahlen in handlungsrelevante Informationen, die rasche und präzise Entscheidungen der Konzernführung ermöglichen.

Therapien durchführen, Wachstum sichern

Barshevsky sieht die Vorteile von Anaplan vor allem in drei Bereichen: Zeitersparnis, verbesserte Genauigkeit und Transparenz. „Nach unseren Schätzungen hat sich der zeitliche Planungsaufwand in allen Divisionen seit der Einführung von Anaplan um mindestens 30% reduziert,“ erklärt Barshevsky. „Was aber noch wichtiger ist: Tausende von Offline-Dateien wurden eliminiert. Wir haben jetzt eine ‚Single Source of Truth‘ für den Finanzplan jeder Division, der in ihren jeweiligen Anaplan Modellen hinterlegt ist.“

Da die Anaplan Modelle miteinander vernetzt sind und sich einen zentralen Data Hub teilen, können die Finanzexperten nachvollziehen, woher die Daten stammen und wie sie verwendet werden. „Der Einsatz der Anaplan Plattform für eine Vielzahl von Planungsaufgaben ermöglicht einen reibungslosen, verlustfreien und automatisierten Datenaustausch“, konstatiert Barshevsky. Damit kann das Unternehmen systematischer, strukturierter und transparenter arbeiten.“

Das Ergebnis ist mehr Agilität: „Einige Divisionen haben von jährlichem Forecasting auf vierteljährliches oder sogar monatliches Forecasting umgestellt“, führt Barshevsky als Beispiel an. „Das war vor der Einführung von Anaplan schlicht nicht möglich.“

Diese Agilität hilft Fresenius bei der Optimierung der Patientenversorgung. „Wir nutzen Anaplan für die Planung der Mitarbeiter und Materialien, die wir für die Betreuung unserer Patienten benötigen“, so Barshevsky abschließend. „Anaplan unterstützt uns so dabei, lebensrettende Therapien durchzuführen und gleichzeitig das Unternehmenswachstum zu sichern.“