Früher verbrachte das Corporate Controlling Team bei Bayer mehrere Tage damit, statische Prognosen und Berichte für Planungskonferenzen auf Vorstandsebene zu erstellen. Heute verfügt das Team über eine Reihe von auf Anaplan basierenden Modellen, die abteilungs- und funktionsbezogene Planungsdaten erfassen, gruppenweite KPIs berechnen, Ergebnisse in praktischen Formaten darstellen und Szenariomodellierung ermöglichen. Mit Anaplan ist die Entscheidungsfindung bei Bayer agil und sicher – selbst bei sich verändernden Geschäftsbedingungen.
Jetzt könne wir einfach die Zahlen in Anaplan ändern und erfahren im Handumdrehen, welche finanziellen Auswirkungen diese Änderung auf unser Geschäft hat.
Philipp Ahrendt, Head of Financial Modeling und Analytics
Bis vor Kurzem war die Vorbereitung auf vierteljährliche oder jährliche Planungskonferenzen für das Corporate Controlling Team des global tätigen Life Sciences-Unternehmens Bayer noch ein mehrstufiger Prozess: Sie sammelten Informationen aus den Planungssystemen der jeweiligen Abteilungen, Funktionsbereichen und des gesamten Unternehmens und berechneten weitere KPIs. Diese Daten wurden rationalisiert und in ein einheitliches Format übertragen. Dann wurde ein Buch daraus erstellt, das noch korrekturgelesen werden musste, bevor es dem Vorstand und den an den Konferenzen teilnehmenden Führungskräften ausgehändigt werden konnte. „Das Buch wurde schließlich vom Leiter des Controlling Teams händisch unterzeichnet“, erinnert sich Philipp Ahrendt, Head of Financial Modeling und Analytics vom Corporate Controlling bei Bayer. „Der ganze Prozess dauerte fünf bis sechs Tage und wenn es irgendwelche Änderungen gab, mussten wir von vorn beginnen. Diese Zeiten sind jetzt aber glücklicherweise vorbei. Mitte 2020 präsentierten wir unsere Finanzen zum ersten Mal live im System und seit 2021 werden alle Planungskonferenzen so abgehalten.“
Vorstandsgespräche und Diskussionen werden jetzt mit Hilfe von Anaplan geführt und während der Sitzungen werden Anaplan-Dashboards verwendet, um die Teilnehmer durch die Finanzdaten und mögliche Szenarien zu führen. Für die digitale Agenda von Bayer bedeutet dieses einen enormen Fortschritt. Die Umstellung vom händisch unterzeichneten Druckexemplar zur digitalen Lösung auf Basis der Technologie von Anaplan symbolisiert den Transformationsprozess der Planungs- und Entscheidungsfindung von Bayer und zeigt, wie sich das Corporate Controlling weiterentwickelt hat, um die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens positiv zu beeinflussen.
Auf der Suche nach Agilität und Nachhaltigkeit im Corporate Controlling
Der im Jahre 1863 gegründete Bayer-Konzern mit deutschem Hauptsitz und einem Jahresumsatz von 51 Mrd. USD blickt auf eine lange Innovationsgeschichte zurück. Seine drei Divisionen – Crop Science, Pharmaceuticals und Consumer Health – nehmen ihre Finanzplanung in einem konzernweit harmonisierten SAP-Planungssystem vor. „Aufgrund der Art ihres Geschäfts planen unsere Divisionen auf unterschiedlichen Granularitätsebenen“, erklärt Ahrendt. „Da das Corporate Controlling-Team jedoch sämtliche Finanzplanungsprozesse unterstützt, die alle Divisionen und Funktionen von Bayer betreffen, müssen die divisionalen Pläne konsolidiert und harmonisiert werden, damit ein einheitliches Bild entsteht.“
Diese Prozesse umfassen die jährliche Konferenz zur operativen Planung (Operational Planning Conference, kurz OPC), auf der Bayer das kommende Jahr plant und seine 3-Jahres-Finanzprognose erstellt; die jährliche Strategiekonferenz (Strategic Conference, kurz StraCo), auf der ein 10-Jahres-Plan erstellt wird und Investitionen, Veräußerungen, Fusionen, Akquisitionen und andere strategische Optionen analysiert werden sowie die vierteljährlichen Business Reviews (Quarterly Business Reviews, kurz QBRs). Jeder dieser Prozesse erforderte eine umfangreiche manuelle Vorbereitung durch das Controlling Team, für die meist Excel-Tabellen und Präsentationstools genutzt wurden. „Es musste eine flexiblere, effizientere und nachhaltige Lösung her“, so Ahrendt.
Einführung eines vollständigen integrierten Finanzmodells
Anfangs suchte das Controlling Team nach einer Lösung für die langfristige Finanzplanung (StraCo), erkannte aber bald, dass ein intelligent konzipiertes und eingesetztes System alle Finanzplanungsereignisse auf Konzernebene unterstützen konnte. Es gab zahlreiche Anforderungen an das neue Tool. Da die Daten aus dem konzernübergreifenden Planungs- und Berichterstattungssystem stammen und unterschiedliche Granularitätsstufen aufweisen würden, musste das neue Tool eine flexible Struktur bieten und sich mit SAP-Datenbanken verknüpfen lassen. Außerdem sollte für das Tool kein spezieller externer Support nötig sein, damit das Controlling Team auch bei sich ändernden äußeren Umständen gut selbst damit zurechtkommen würde. Unabhängigkeit würde die Flexibilität bedeutend steigern. Des Weiteren sollten Zahlen und ihre Verbindung zu zugrundeliegenden Annahmen transparent sein, damit nicht nur Abteilungspläne konsolidiert, sondern auch Geschäftsbeispiele gruppenweise durch Szenarien und Sensibilitäten simuliert werden konnten.
„Wir mussten ein vollständig integriertes Finanzmodell entwickeln, bei dem alles miteinander vernetzt war“, sagt Ahrendt weiter. „Ein Modell, in das wir einen Volumenzuwachs von 1 % eintragen und dann sofort die Auswirkungen auf Verkäufe, Selbstkosten, Cashflow und Nettoverschuldung sehen konnten.“
Gegen Ende des Jahres 2019 begannen Ahrendt und das Projektteam, gemeinsam mit Anaplan einen „Proof of Concept“ zu erarbeiten. Als dieser dann dem verbleibenden Controlling-Team präsentiert wurde, waren alle sofort begeistert. In kürzester Zeit erlernte das Team die Modellierungsmethode von Anaplan und innerhalb einer Woche erstellte es die ersten nutzbaren Modelle.
Inzwischen betreibt das Corporate Controlling-Team von Bayer gleich mehrere Finanzmodelle in Anaplan. Diese Modelle nutzen die gleiche Berechnungslogik, haben aber verschiedene Zeithorizonte. Sie unterstützen alle Planungsprozesse von vierteljährlichen Prognosen im QBR bis hin zur 10-Jahres-Prognose in der StraCo. Für jeden Prozess wurde zusätzlich zu den Modellen eine spezifische App entwickelt, um bei Konferenzen Diskussionen und Entscheidungen zu ermöglichen.
Alle Apps verfügen über die gleichen Navigationsprinzipien und KPIs wie Nettoumsatz, EBITDA, freier Cashflow, Aktienrendite und Nettoverschuldung, die auf Konzernebene relevant sind. „In Anaplan ist das finanzielle Gesamtbild auf einer ansprechenden Benutzeroberfläche stets verfügbar“, fügt Ahrendt hinzu.
Szenarien und Sensitivitäten – wo, wie Ahrendt sagt, „die Magie passiert“ – sind zentrale Elemente der Finanzmodelle von Bayer. So können Benutzer vollständige Geschäftsbeispiele simulieren, indem sie Szenarien aktivieren/deaktivieren oder Sensitivitäten anpassen. Dank der digitalen Lösung wird die finanzielle Auswirkung der veränderten Annahmen unmittelbar in allen KPIs sichtbar.
Besonders nützlich ist die große Simulationsfähigkeit von Anaplan in der StraCo, wo der Vorstand über potenzielle Fusionen, Akquisitionen, Investitionen und Veräußerungen diskutiert. „In der Vergangenheit wurden in der StraCo komplett durchkalkulierte Vorschläge präsentiert“, erinnert sich Ahrendt. „Wenn dann jemand nach einer anderen Angebotsstruktur oder einem anderen Preis fragte, musste der Verantwortliche die Auswirkungen neu kalkulieren und konnte die Antwort erst nach der Sitzung liefern. Jetzt ändern wir einfach die Zahlen in Anaplan und erfahren im Handumdrehen, welche finanziellen Auswirkungen diese Änderung auf unser Geschäft hat.“
Effizienz, Befähigung und Vertrauen
Für das Corporate Controlling liegt der deutlichste Vorteil der neuen Lösung in der schnelleren Vorbereitung der Materialien für Planungsprozesse. „Aufgaben, die damals, als wir noch Bücher erstellten, fünf bis sechs Tage dauerten, lassen sich jetzt in ca. drei Tagen erledigen“, berichtet Ahrendt. Da der manuelle Aufwand für die Datenerfassung und -aggregation wegfällt, gewinnt das Team Zeit für Qualitätsanalysen und die Vorbereitung der Präsentationsstruktur.
Abgesehen von der Effizienz stellen die interaktiven Modelle des Teams ein deutlich überlegenes Produkt dar, das zum Austausch und zur Diskussion anregt. Dieser Vorteil entging auch der höchsten Führungsetage bei Bayer nicht. „Dass wir jetzt allen Vorstandsmitgliedern eine mit Anaplan erstellte, digitale Präsentation vorlegen können, ist ein riesiger Fortschritt“, so Ahrendt. „Unser Finanzleiter teilte uns mit, dass Diskussionen nun effizienter verlaufen und bessere Entscheidungen getroffen werden, da die finanziellen Auswirkungen jeder Entscheidung sofort bekannt sind.“ Diese rascheren, zuverlässigeren Antworten auf sich verändernde Geschäftsbedingungen sind ein unmittelbares Ergebnis des Vertrauens, das durch die rechnerische Transparenz und die Offenlegung der zugrundeliegenden Annahmen entsteht.
Die neue Lösung hat auch das Vertrauen in das Corporate Controlling-Team selbst gestärkt. „Jeder konnte rasch mit Anaplan umgehen und schon bald erste Erfolgserlebnisse erzielen“, sagt Ahrendt weiter. „Wir fühlten uns befähigt, und es war beeindruckend, zu sehen, wie kreativ unsere Kollegen waren. Wir sind zwar ein kleines Team, aber mit den Finanzmodellen in Anaplan haben wir einen großen Einfluss.“
